RPAなどによる業務自動化は、業務効率化に大きく寄与しますが、根本的な問題を先送りとする原因にもなり得ます。自動化に伴う業務の仕組み見直しが、効率化で大切なことです。
必要な業務だがそもそもの在り方が良くない
業務の量、難易度、変更可能性・・・様々な条件で絞り込まれた、自動化の対象業務は絞り込まれます。そういった絞り込みの結果、あがってきた業務であったとしても、自動化を一考しなければならないものがあります。「これは確かに必要だけれども、本来は違う姿であるべきだ」という業務です。例えば次のようなものです。
システムで本当は管理したいけれど、機能が足りないからExcelで対応している。 →システムを改修して、情報を一元管理すべき。
システム化されておらず、毎月分をExcelファイルでデータ作成している。 →データベース等に登録され、データ再利用可能になっているのが望ましい。
定型業務として作成していた成果物が、別の部門で不便・非効率を生んでいた。 →全体最適となるよう、業務が設計されていない。
他にも例えばRPAで得意として挙げられていることに、「転記」があります。そもそも「転記」という業務が残ってて良いのでしょうか。システム連携で解決できないのでしょうか。
転記された後の情報は、どのように使われ、情報の変更が発生した場合、その影響はどこまで広がるでしょうか。
こういった業務をそのまま自動化し、仕組みの悪さを将来に引きずることで、全体最適化が進まないといった問題は起きないでしょうか。
自動化の取組を業務フロー見直しの機会とする
あるべき姿を実現できていないことには、何か理由があることでしょう。コストなのか、時間なのか、他に何かあるのか。業務の洗い出しと同時に、そういったあるべき姿を取ることができない原因の調査を行いましょう。業務の可視化の中で、現状業務の課題として、本来あるべき姿と乖離している部分、その原因を管理しましょう。
それでも・・・そういった現状把握の上で、現在の業務の形のまま延命を行うという場合、私たちは次のように取り組むべきと考えています。
対象業務の自動化優先度を下げる。 →他に手をつけるべき業務があるとすれば、他のから取り組むべきです。
延命状態にある業務を管理し、後続する業務の自動化は行わない。優先度を下げる →本来あるべき姿への変更が行われた時に、自動化にかけた労力が無駄にならないよう優先度を下げるべきです。
それでも自動化するのであれば、業務の入出力を見直し将来あるべき姿に変えやすい形で業務を継続する。 →例えば使用しているExcelのレイアウトを変更し、データとして再利用可能にするもの、印刷して使用するものを分けること、データをいつでも再取得、最新の状態を保てるよう、自動化で対応する、などです。
一度RPAなどで自動化されると、継続したメンテナンスが必要となり、またせっかく稼働しているのだから…と動かしにくいものになります。複雑な業務を自動化で延命し続けてはいけません。全体を最適化するため業務のあるべき姿を描き、根本の問題を改革しましょう。